Presentasi Bisnis

PRESENTASI BISNIS

A.    Tujuan Presentasi Bisnis

Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens.

Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain:

1.      Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan haruslah menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan, monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami.

2.      Menghibur audiens

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens. Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan.

3.      Menyentuh emosi audiens

Selain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens, prensentasi juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.

4.      Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu

Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. 

B.     Persiapan Dasar

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :

1.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

2.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senang. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3.      Menganalisis siapa audiens.

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.

4.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akan sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

C.    Tahap-Tahap Presentasi Lisan Dalam Komunikasi Bisnis

Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1.      Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens, perencanaan isi, panjang dan gaya bicara.

2.      Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya jawab dan alat bantu visual.

3.      Penyampaian presentasi atu pidato.

D.    Presentasi Lisan Yang Baik

Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara lain :

1.      Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya. 

2.      Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada mereka. 

3.      Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan.

4.      Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens. 

5.      Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten. 

6.      Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya.

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :

1.      Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi

2.      Menguasai subjek presentasi

3.      Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya

4.      Mengetahu latar belakang audiens

5.      Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens

6.      Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri

7.      Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif

E.     Presentasi Informatif

Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. Secara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain:

1.      Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan

2.      Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran

3.      Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi.

Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu:

1.      Paralaguage

Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume suara serta artikulasi kata.

2.      Body language

Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi.

3.      Kondisi ruangan presentasi

Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens.

4.      Faktor-faktor lain

5.      Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan. 

F.     Mengorganisasikan Presentasi

Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi tersebut.

Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain: 

1.      Pola Kronologis

Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.

2.      Pola Spasial

Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat.

3.      Pola Topikal

Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama. Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi.

4.      Pola Kausal

Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya.

5.      Pola Pemecahan Masalah

Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara.

G.    Mengakhiri Presentasi

Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan.

Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut.

1.      Meringkaskan hal-hal utama

Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok bahasan saja yang disampaikan. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan membuang waktu saja.

2.      Memusatkan tema dan tujuan anda

Saat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan, jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. Hal ini bertujuan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan presentasi.

3.      Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan

Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak. Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari presentasi, Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih jika menyangkut tentang kebijakan perusahaan.

4.      Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak

Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan.

5.      Mempersilahkan pengajuan pertanyaan

Pada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan pertanyaan. Hal ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya.

Sumber : http://sondix.blogspot.com/2013/09/presentasi-bisnis.html